Deze week vroeg een klant of hij een factuur kon krijgen voor een huur van een tijd geleden. Voor zijn boekhouding. Op zich een simpele vraag. Maar in een systeem dat facturen maakt bij een bestelling, moest je dan eigenlijk een nieuwe bestelling plaatsen in het verleden. Dat voelt niet juist, en dat is het ook niet.
Dus kan je nu een factuur volledig zelf opmaken.
Wat er kan
Bij Facturatie klik je op Nieuwe factuur of offerte. Alles is vrij, behalve je eigen bedrijfsgegevens: die komen altijd uit je templates, zodat er nooit een verkeerd btw-nummer op staat.
- De klant: kies uit je klanten, of typ zelf, als particulier of als bedrijf.
- De datums: de datum van de factuur, de vervaldag, en de datum of periode van de huur. Die staat bovenaan het document.
- De regels: zelf typen, kiezen uit je catalogus, of kiezen uit je eigen artikelen. Dingen die niet in je webshop staan, zoals “Opbouw en afbouw” of “Schoonmaak”. Een korting is gewoon een regel met een min-bedrag.
- De betaling: al betaald, op welke dag en hoe.
Concept, dan pas een nummer
Je kan een document bewaren als concept. Dan krijgt het nog geen nummer en telt het nergens mee. Pas bij Factuur opmaken krijgt het een nummer. Zo zit er nooit een gat in je nummering omdat je halverwege van gedacht veranderde.
Kreeg de klant de factuur nog niet, dan kan je ze nog aanpassen, met hetzelfde nummer. Kreeg hij ze wel, dan verandert ze niet meer. Dat is de wet, en daar gaan we niet tegenin. Dan maak je een creditnota, en met Kopie maken heb je de nieuwe in een paar klikken.
Een tip van de boekhouder
Voor een huur van vroeger laat je de datum van de factuur best op vandaag, en vul je de datum van de huur in. Facturen horen in de volgorde van hun datum genummerd te zijn. Kies je toch een datum vóór je laatste factuur, dan waarschuwt het scherm. Het houdt je niet tegen, maar je boekhouder zal je dankbaar zijn.