Bestelling binnen, document weg

Bij elke bevestigde bestelling maakt Zeleno het juiste document: een bestelbon voor een particulier, een factuur voor een bedrijf. Als pdf, met je logo, je gegevens en je voorwaarden (op maat ook in je eigen huisstijl), en meteen per mail naar de klant. Bij een online betaling staat ze meteen op “betaald”.

De nummering loopt per jaar, zonder gaten. Een nummer wordt pas toegekend als de factuur echt bewaard is, en het jaartal volgt de Belgische tijd. Een bestelling om half één op nieuwjaarsnacht krijgt dus het nieuwe jaartal. Je boekhouder zal het niet merken, en dat is net de bedoeling.

Een factuur verandert nooit meer

Wijzig je een bestelling, dan wordt de oude bestelbon of factuur geannuleerd en vervangen door een nieuwe, met een eigen nummer. Ging de factuur al naar de klant, dan zegt Zeleno je dat er een creditnota bij moet. Zo blijft alles in orde, ook als de klant drie keer van gedacht verandert over het aantal stoelen.

Offertes, deelbetalingen en eigen facturen

  • Offertes worden met één klik een factuur.
  • Deelbetalingen noteer je gewoon: een deel per overschrijving, de rest contant. Het openstaand bedrag klopt altijd.
  • Zelf opmaken: een klant vraagt een factuur voor een huur van vorig jaar? Maak ze zelf, kies de klant, de datums en de regels, ook dingen die niet in je webshop staan, zoals “opbouw en afbouw”. Bewaar als concept tot ze klaar is.

Voor je boekhouder

Met een export van je documenten en een kopie van elke factuur naar je boekhouding moet niemand nog pdf’s overtypen.