Zaterdagochtend, zeven uur. De ploeg staat in de loods en wil weten wat er mee moet. Tot nu toe was het antwoord: even kijken in het dashboard, bestelling per bestelling openen, en optellen op een blaadje. Zes statafels hier, nog eens vier daar, oh ja en die veertig stoelen. Dat gaat goed, tot je er één vergeet.
Dus is er nu een dagplanning.
Wat erop staat
Je kiest een dag, en je ziet twee lijsten:
- Vertrekt: de leveringen en de klanten die komen afhalen. Met de naam, het telefoonnummer en het adres. Een klik op het adres opent Google Maps. Erbij staat wat er mee moet, met de smaak of de uitvoering, en hoeveel er contant geïnd moet worden.
- Komt terug: wat die dag opgehaald wordt of teruggebracht.
En bovenaan staat de laadlijst: alles van die dag samengeteld per artikel. In de volgorde van de plaats in de loods, zodat je niet heen en weer loopt. Zes statafels, veertig stoelen, een stretchtent, twee bussen siroop. Klaar.
Op papier
Met Afdrukken krijg je een eenvoudige versie, met vakjes om af te vinken. Want sommige dingen doe je nog altijd het best met een balpen op een klembord. Daar gaan we niet moeilijk over doen.
Een bestelling die nog niet vaststaat, omdat de betaling of de rest van een voorschot er nog niet is, staat erop met een gele rand. Zodat niemand iets inlaadt voor een feest dat misschien niet doorgaat.
En de statussen doen zichzelf
Tegelijk kwam er iets bij wat je niet ziet, maar wel merkt. Een bestelling wordt nu vanzelf actief op de eerste huurdag en afgerond de dag na de laatste. En de klant krijgt vanzelf een mail de dag voor de levering, en op de laatste huurdag. Minder telefoontjes met “komen jullie morgen nog?”.
De ploeg is er alleszins blij mee. De koffie smaakt beter als je weet wat je moet doen.